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GESTIÓN DOCUMENTAL

¿Qué es la Gestión Documental y a quién va destinada?

Un Sistema de Gestión Documental organiza documentos digitales y posibilita su rápida localización mediante búsquedas en base de datos y en el texto completo de documento.


Cualquier empresa necesita un sistema de Gestión Documental.

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Un Sistema de Gestión Documental busca mejorar el control de la documentación digital mediante la automatización de los procesos de digitalización del documento en papel y su inserción en el sistema. Además agiliza la localización de todos sus documentos mediante búsquedas en bases de datos y a texto completo (OCR full-text), que junto a procesos de seguimiento (workflow) y expurgo documental controlan el ciclo de vida de cualquier documento del sistema.


Cualquier empresa puede implementar un sistema de gestión documental, porque todas reciben, producen y gestionan documentos en mayor o menor medida, tanto en el ámbito público como el privado.


La gestión del conocimiento marcará la diferencia con su competencia.

¿Por qué necesita un sistema de Gestión Documental?

Cada día el volumen de información de una empresa es mayor. Mucha de esta información ya nos llega o la generamos nosotros mismos en formato electrónico, pero la mayor parte aún la tenemos en formato papel.

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Cada día el volumen de información de una empresa es mayor. Mucha de esta información ya nos llega o la generamos nosotros mismos en formato electrónico, pero la mayor parte aún la tenemos en formato papel.


En el trabajo diaria generamos copias de los documentos para diversos departamentos, incluso para distintos trabajadores del mismo departamento. Además, cada uno puede hacer cambios en los documentos que otros pueden necesitar y reutilizar. También se producen duplicidades en los distintos ordenadores de los trabajadores o en los servidores donde comparten información, con estructuras de carpetas y subcarpetas interminables, mínimamente normalizadas en las que es difícil localizar la información y saber cuál es la más reciente. El gasto y el desorden se multiplican.


Cuando todo esto pasa, teniendo en cuenta la fuerte competencia entre las empresas, el éxito depende de su capacidad de respuesta. Una buena organización y gestión de la información, ágil y eficiente, te permitirá llegar lo antes posible y atender las necesidades de nuestros clientes.


Para conseguir esto es fundamental disponer de un sistema de gestión documental como sogesDoc.

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SOGESDOC

¿Por qué elegir sogesDoc?


Seguro que se ha hecho muchas preguntas como estas: ¿dónde estará el documento?, ¿será esta la última versión?, ¿cómo hemos gastado tanto en impresión?, ¿en qué archivo organizamos tantos documentos?

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El software de gestión documental sogesDoc puede responder a todo. Con él podrás automatizar procesos, centralizar los documentos y agilizar tareas, optimizando tu gestión y, por tanto, ahorrando tiempo y dinero.


También podrás darle a tus documentos electrónicos la misma validez que a los documentos en papel gracias a la firma electrónica que equivale a la firma manuscrita (B.O.E. LEY 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica).


Con sogesDoc podrás automatizar la entrada de documentos a tu empresa.

¿Cómo? asociando buzones de correo electrónico o directorios de Windows al gestor documental. Por ejemplo, tus proveedores podrán enviarte las facturas a un único buzón de correo, o a varios, tú eliges.


Todos los ficheros adjuntos serán identificados como facturas y almacenados en la correspondiente estructura organizativa del gestor documental. También es posible realizar un reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que extraiga e identifique los datos y las integre automáticamente en tu sistema financiero.


Si sus técnicos redactan partes de trabajo, con sogesDoc estos documentos pueden ser digitalizados con un equipo multifunción o escáner y automáticamente almacenados en una carpeta de su sistema.

¿Qué gana con estos dos ejemplos?


1) Ser más ágil en la contabilización de sus facturas de compra, por tanto pagarlas antes y acceder a ventajas financieras como descuentos por pronto pago.


2) Tener identificados con una sola consulta las actuaciones de sus técnicos, pudiendo adelantarse así a las necesidades de sus clientes y responder rápidamente a sus consultas ganando imagen ante ellos.


3) Mejorar la trazabilidad de tus productos y servicios. Facturas y partes de trabajo forman parte de los procesos de compra y utilización de los materiales que empleados en tu actividad empresarial. Su digitalización y acceso a texto completo facilita la localización de errores, propios y/o ajenos, y la búsqueda de soluciones.

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1) Ser más ágil en la contabilización de sus facturas de compra, por tanto pagarlas antes y acceder a ventajas financieras como descuentos por pronto pago.


2) Tener identificados con una sola consulta las actuaciones de sus técnicos, pudiendo adelantarse así a las necesidades de sus clientes y responder rápidamente a sus consultas ganando imagen ante ellos.


3) Mejorar la trazabilidad de tus productos y servicios. Facturas y partes de trabajo forman parte de los procesos de compra y utilización de los materiales que empleados en tu actividad empresarial. Su digitalización y acceso a texto completo facilita la localización de errores, propios y/o ajenos, y la búsqueda de soluciones.


Pasarás de tener la documentación dispersa por diferentes ordenadores, aplicaciones y formatos a centralizarla, pudiendo disponer de todas las fases de un proceso empresarial en un único sitio.


sogesDoc te permitirá crear tipos de documentos (facturas, albaranes, etc.) con lo que podrá identificar todos tus documentos, no sólo por sus datos específicos, también por el texto contenido en ellos.


VENTAJAS


• MULTIPLATAFORMA


Puede utilizarse en sistemas Microsoft Windows, Linux, Android o IOS.


• INTEGRACIÓN


Posibilidad de integración con cualquier aplicación.


• ECOLOGÍA


La impresión de documentos no sólo tiene un coste económico en sistemas de impresión, electricidad, papel y consumibles, también un coste ecológico. La digitalización de documentos reduce tu huella de carbono y contribuye a los objetivos de sostenibilidad marcados por la Unión Europea.


• USABILIDAD


El sencillo entorno de usuario de sogesdoc te permite una rápida implantación en tu plataforma corporativa. Tiene una interfaz web que permite gestionar toda tu documentación y otra interfaz de escritorio para automatizar la inserción de documentos desde el ordenador de cada usuario.


• ESCALABLE


Su sistema de licencias de pago por uso te permite ajustarte a las necesidades particulares de tu empresa en cualquier momento, ampliando o reduciendo el número de licencias según tus necesidades estacionales. Para más información mira el apartado LICENCIAS.


• IMAGEN


Evitará mesas llenas de papeles y archivadores por cualquier sitio, dando a su empresa un aspecto más moderno y organizado. Dará una atención más rápida y eficiente a sus clientes.


• SEGURIDAD


Tanto a nivel de tratamiento de documentación confidencial, puesto que el sistema incluye un completo sistema de accesos a la información, como a nivel de seguridad ante catástrofes naturales o incendios que pueden afectar a su documentación en papel. El sistema se puede recuperar en cuestión de horas restaurando las copias de seguridad del sistema.


• REDUCCIÓN DE COSTES


· Además de la reducción de costes de electricidad, consumibles y papel, también ahorrarás en tiempo de tus empleados en la búsqueda de documentos, muchas veces mal organizados y en la mecanización de información que podrás automatizar con procesos OCR.


· El espacio físico de los archivos también es un parámetro a tener en cuenta para reducir costes. Podrás destruir la documentación o trasladarla a otras instalaciones, lo que supondrá un coste menor por metro cuadrado.

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CÓMO

FUNCIONA

¿Cómo funciona sogesDoc?

sogesDoc está desarrollado en Java, con lo cual es multiplataforma. Puede utilizarse en sistemas Microsoft Windows, Linux o IOS mediante navegador web.

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sogesDoc está desarrollado en Java, con lo cual es multiplataforma. Puede utilizarse en sistemas Microsoft Windows, Linux o IOS. Tiene una interfaz web que te permite gestionar la información y otra interfaz de escritorio para automatizar la inserción de documentos desde el ordenador de cada usuario.

Puede desplegarse tanto en entornos Cloud o en la plataforma del cliente y un sistema de licencias de pago por uso dependiendo del número de usuarios.

¿Con qué podemos integrarlo?

El Sistema Documental sogesDoc tiene posibilidad de integración con cualquier aplicación y está desarrollado sobre el estándar CMIS (Content Management Interoperability Services o Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos) que normaliza un modelo de datos común e interoperable.

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El Sistema Documental sogesDoc tiene posibilidad de integración con cualquier aplicación y está desarrollado sobre estándar CMIS (Content Management Interoperability Services o Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos) que normaliza un modelo de datos común e interoperable, ofreciendo un conjunto de servicios para la adición y recuperación de documentos, carpetas, control de acceso, control de versiones y definición de relaciones genéricas entre objetos entre otras muchas funcionalidades.

Todas estas funciones permiten conectar cualquier aplicación con el gestor documental sogesDoc y es escalable 100%: siempre podrás aumentar o disminuir el número de licencias según tus necesidades.

Actualmente está disponible la integración con Readsoft Online (gestión automática de facturas en la nube) que realiza el OCR de las facturas de proveedores y extrae la información clave para posteriormente crear la factura automáticamente en FactuSOL y finalizar alojando el documento y su información clave en sogesDoc, todo en un proceso automático sin participación del usuario, más allá de digitalizar la factura.

INFORMACIÓN DE CONTACTO

info@sogesdoc.com

900 845 900